amareloのブログ(仮)

IT系勉強会で感じた想いや知見をメインに書いていきます。

第19回redmine.tokyo勉強会 参加レポート

11/14(土)Redmine Tokyo に参加しましたので、レポートを書きます!

ただ、今回都合で一部分しか参加できていないこと、YouTubeで後追い視聴をできていないため、 昨日しっかり聞けたところだけでも感想を出したいので、取り急ぎレポートを書きました。 YouTubeで後追い視聴して、追加で概要と感想を書きます(書けたら…)。

目次

イベントページ

redmine.tokyo

YouTube

www.youtube.com

感想(11/15現在)

今回まずは感想から。概要は後述します。

私は個人でPlanioを使っているため、@ryocomoestaさん のPlanio導入事例が一番興味深く聞けました! ヘルプデスク機能があることを全く知らなかったため、Planioの可能性が広がりました。 実業務でPlanioを使えないか、検討したくなりました!

しんやさんのチケットで退職届の話は強烈でしたw 出した人もその勇気は凄いと思いますが、出してはいけない勇気だなぁと思いましたw

パネルディスカッション1では、Redmineを推進するにあたり、

  • 理解を促進する活動
  • どうしたら使えるようになるかの解決思考アプローチ

が大事だということを知りました。これはどんなシステムでも導入初期には大切な活動だと思いますので、 今後の業務で意識したい点だと思いました。

毎回、導入時の方針と運用設計がいかに大事か思い知らされ、勉強になります。 何の挨拶もせずに途中退出して申し訳ない気持ちです。 次回はしっかりと日程調整して腰を据えて参加したいです。

セッション概要

第19回 パネルディスカッション1:続 なぜRedmineによるタスク管理が失敗するか
Redmineによるタスク管理が失敗する理由
  • 完了できないチケットが増えてしまう。
  • 入力されないタスクが多数発生してしまう。
  • チケットには期日を入力しているが守られない。
  • 定期的にタスク棚卸をしなかった。
  • タスク管理のリーダーシップをとる人がいない。
体験①:増えないチケット
  • プロジェクト管理が楽になるという触れ込みのみで導入した。
  • 運用方法が分からず時間を取ることが煩わしくなった。

  • 原因

    • 真の失敗原因は、楽になるという妄想で導入を決定し、使い方のイメージ共有を怠った。
    • チケットの書き方や運用ルールを決めずに運営して、プロセスやルール決定を怠った。
体験②:減らないチケット
  • チケットテンプレートを導入して書かないということはないのだが、どんどんチケットが増えていく。

  • 原因

    • 緩いルールで運営開始してその後のルール改善を怠った。
    • チケットクローズの条件を明確にできていない。
    • チケットの機嫌を過ぎても放置されている。
体験③:Redmine導入に至らなかった
  • ドキュメントがない
  • FAQがない。作成を依頼しても作ってくれない。
  • 問い合わせ記録がない。
体験④:うまくRedmineに導入できた話
  • コロナ禍のリモートワークを機にRedmineに移行。このルールで上手く回している。

    • トラッカーをタスク・QA・サポートの3つに絞る。
    • ステータス、バージョンは管理者にて管理する。
    • チケットの修正、クローズ時は理由を明確にする。
    • チケット完了条件を明確にする。
    • 通知メールに頼らずに毎日ログインして「活動タブ」を見る。
  • 要因

    • 再体現のルールでスタートし、タスク化に注力した。
    • 担当者、期日が明確になった。
    • 「活動タブ」を見ることでキャッチアップが容易になった。
体験⑤:何で乗り気じゃないのかと思ったら
  • Redmine導入したが変化に乗り気でないメンバがいた。

    • ヒアリングしたところ、表示や入力に関する不満が原因。
      • 設定を調整したりプラグイン導入することで不満が解消した。
    • Redmineの基本性能を把握していないメンバがいることが分かった。
  • 成功ポイント

    • 原因追及でなく、解決思考のアプローチ(どうしたら使えるようになるか)で、利用者に寄り添った対応をしたこと。
    • 理解を促進する活動が必要。
体験⑥:何でその機能使っていないの?
  • ExcelでやっていたことをRedmineに移行しただけ。

    • 根拠不明な進捗率管理から工程別の子チケット管理に切り替えた。
    • 1チケット2週間以内のルールを設定、大きなチケットは細分化し登録するようになった。
  • 成功ポイント

    • チケットの粒度や分け方はルールを設定しチームで意識を合わせる。
まとめ
  • RJ2020で出た失敗する要因

    • プロセスやルール
    • ツールの使い方
    • コミュニケーション
    • 心理的安全性
  • 失敗する要因を掘り下げると

    • 問題を他責にしている。
    • 解決志向のアプローチをしていない。
    • 直感的に使いづらいところもある。
      • Redmineを使いづらいという理由でツールに対して他責にして、どうすればよいかが置き去りにされているのでは?
  • どうしたらいい?

    • まずは自ら行動する。
    • 上手くいかせるためには継続的に考える。
    • コミュニティを活用しよう。
LT: Planioと私の604日 @ryocomoestaさん
Planioを選んだ理由
  • メンテナンスしたくない。
  • Planioの方が機能多い。
  • 各種ベンダとの連絡手段として利用した。
    • くたばれPPAP!の精神で。
  • 作業管理を管理する。
    • 時間管理機能でベンダ作業時間を管理。
  • 他社との情報共有
  • ヘルプデスク機能
    • 外部からの問い合わせ先として、ヘルプデスク用メールアドレスを別に用意する。
LT:こんなRedmineの使い方はイヤだ!の紹介 ながやす しんやさん
第4位:全チケット全員ウォッチャー
  • 毎日数千件の通知メールが届く。
  • まともに確認すると一日が終わる。
  • ML代わりに使う人も出る。

  • 対策

    • 必要な人だけをウォッチャーに設定しよう。
    • 全体連絡したいときはニュースを活用しよう。
第3位:半年先のガントチャート
  • PMから「半年先まで1日単位でチケットを作れ」という無慈悲な指示。
  • ちょっとでもスケジュールズレるとチケットの期日を修正しまくる必要がでる。

  • 対策

    • バージョンを活用して大まかなスケジュールを立てる。
    • 近い未来は細かく、遠い未来は大まかに。
第2位:塩漬けチケットの山
  • 1か月更新のないチケットを一気に却下したら凄く怒られた。ただし業務に何の支障もなかった。

  • 対策

    • ちゃんと定期の振り返りで棚卸をしよう。
第1位:退職届
  • これを超えるアクロバティックなチケットの活用方法を知らない。
  • どうやったらクローズできるんだ?
まとめ
  • ちゃんとプラクティスに則って使おう!

全体のまとめ

いつもより雑な感じになってしまい恐縮です。 冒頭書いた通り、YouTubeで後追い視聴して都度追記変更をしていこうと思います!